¿Qué es una extranet? Beneficios para la empresa

Una web privada que ofrece intercambio de información

A una extranet podríamos definirla como una web privada que ofrece intercambio de información entre círculos o grupos de personas concretas, como pueden ser comerciales y clientes.

¿Qué ventajas nos ofrece una Extranet?

Órden, agilidad, fidelización, conversión, comunicación…

Con una extranet conseguiremos ahorrar tiempo en la atención a nuestros clientes haciendo que sean ellos quienes consulten sus propios datos, realicen pedidos, abran tickets y mucho más. 

Les ayudará a agilizar la consulta de la información y a canalizar las incidencias a través de este portal web.

Es una fantástica manera de tener bien organizada y a mano cualquier documentación relevante para nuestros equipos y para nuestros clientes, proveedores, distribuidores … 

Nos servirá para comunicarnos y estar más cerca de ellos con un modo de escucha activa que haga que aumentemos la conversión y los tengamos cada vez más fidelizados, ya que es una gran herramienta para cuidar los 👉 puntos de contacto.

¿Qué debe de tener una perfecta Extranet?

Tu extranet ha de ser única

Cada extranet ha de ser única ya que debe de cubrir las necesidades de cada empresa y de sus clientes. Por ello es fundamental a la hora de crear una extranet o actualizar la que tenemos anticuada, realizarse las siguientes preguntas:

• ¿Quiénes serán nuestros usuarios?
• ¿Qué queremos que hagan?
• ¿Qué esperan hacer ellos? 

Además si vamos a actualizar nuestra extranet, sería muy bueno preguntar a nuestros usuarios qué les gustaría que tuviera la nueva versión, en qué falla la actual, o lo que encuentran que está bien. Toda la información que puedan aportar será de utilidad para mejorar.

Es importantísimo conocer a “pié de calle” las necesidades reales, los puntos de dolor, retos y prioridades de nuestros clientes para diseñar una perfecta extranet, por ello debemos de dedicar mucho tiempo a esta tarea antes de empezar a componer la estructura de nuestra plataforma.

Antes de desarrollar tu extranet, párate a pensar

Os propongo enviar un cuestionario a vuestros clientes para que valoren de 1 a 5 distintas funcionalidades actuales y hacer preguntas abiertas para que nos cuenten sus experiencias y necesidades.

• ¿Cuáles son las tareas más comunes?
• ¿Desde qué dispositivo las realiza?
• ¿Qué echan en falta?
• ¿Qué les gusta de otras extranets?

Si conocemos las rutinas de nuestros clientes podremos adaptar las funcionalidades a sus necesidades.

Seguramente no tendrá las mismas necesidades una pyme con 10 comerciales que gestionen 100 clientes que una gran empresa con 1.000 comerciales que gestionen 2 millones de clientes ¿verdad? 

La seguridad es un punto muy importante ya que gestionaremos datos muy confidenciales,  por ello se deben de tomar medidas de seguridad importantes como utilizar cortafuegos y contraseñas que impidan el acceso no autorizado desde fuera de la extranet y de la empresa, así como redes virtuales privadas o VPN. Tendremos que contar con un 👉mantenimiento preventivo que garantice su perfecto funcionamiento.

¿Qué funcionalidades debe de tener una Extranet?

Existen multitud de funcionalidades que pueden hacer de nuestra extranet una gran herramienta de comunicación con nuestros clientes pero a todas ellas las podríamos dividir en 4 grandes bloques:

GESTIÓN DOCUMENTAL – EXTRANET:

Debe aportar un fácil acceso y carga de documentación por parte de los clientes y empresa.

Contar con un buscador avanzado que filtre y muestre rápidamente la información solicitada.

Permitir la colaboración en la edición de documentos para crear un repositorio de conocimiento…

COMUNICACIÓN – EXTRANET:

Facilitar la creación sencilla de noticias, eventos y comunicados a través de newsletters, notificaciones, mensajería, chat, webinars, ventanas emergentes …

Una comunicación siempre bidireccional y que pueda ser filtrada y dirigida según roles definidos.

Posibilidad de crear anuncios y campañas específicas dentro de la extranet para ofrecerle a nuestros clientes productos y ofertas destacadas según sus preferencias, favoreciendo la venta cruzada.

Toda la comunicación debe de estar perfectamente segmentada para entregar siempre el contenido que cada usuario quiere recibir y no otro.

FORMACIÓN – EXTRANET:

La formación aunque no es algo que veamos en muchas extranets, es un punto a favor y de gran importancia. Una sección o plataforma que facilite el acceso a programas formativos que ayuden a los equipos y clientes a conocer mejor nuestros productos y servicios, como si de una 👉  universidad corporativa se tratase. Así mismo es un punto a favor que permita la descarga de material complementario, realizar video llamadas, webinars, etc.

Debe de permitir la asistencia a seminarios presenciales y eventos a través de un calendario y formularios avanzados.

USABLE . UX .UI – EXTRANET:

La extranet debe de estar pensada para quien la va a utilizar y debemos de definir el recorrido que queremos que realicen nuestros usuarios.

Pensemos en la máxima “cuantos menos clicks mejor” para llegar a lo que buscan.

Es necesario dedicar una gran cantidad de tiempo para diseñarla antes de empezar a programar, y pensar en cada dispositivo (móvil, tablet, desktop) como si de extranets independientes se tratase.

La interfaz de la extranet debe de ser visualmente atractiva pero sobre todo 100% operativa o de los contrario no se utilizará. Tenemos que hacer de ella una herramienta de ayuda y no de tortura.